【99银河】谈论职责的划分

关键词：内部掌控 企业整体系统 职责区分 　　论文概要：内部控制系统是企业整体管理系统的一个最重要系统，而职责区分又是内部掌控中的关键环节。职责区分可以使企业需要防止内部管理失控，避免信息杂讯，从而有效地避免犯罪现象的再次发生。文章回应展开了探究。;　　企业是一个以盈利为目的的简单系统，在这个系统中，各种管理系统互相联系、相互作用，联合保持着企业的长时间运营。

企业内部掌控就是对经济活动展开科学的规范、约束、评价等一系列的方法、技术、程序及理念的总称，以期超过经济活动预计目标的活动。内部控制系统就是企业整体管理系统中的一个最重要系统，而职责区分又是内部掌控中的关键环节。

职责区分使企业以求防止内部管理失控，避免财务信息杂讯，从而可以有效地避免经济犯罪现象的再次发生。　　由于不受长年计划经济的影响，许多管理者的管理思想和经营方式还逗留在领导的角色上，未彻底改变经营观念，把企业当成自主经营、自负盈亏的法人实体。企业的公司制改建也没彻底解决问题这个问题。例如，展开了股份制改建的国有企业，公司总经理往往担任董事会董事或董事长。

企业老总被彰显更加多的权力，若没一个均衡的制约机制，权力无法受到有效地的监督，必定不会导致权力的真空和发展流失，管理者凭“长官”意识展开不合理决策，按个人“意气”行事而非理性决策。　　中航油的教训就是一个悲惨的例子。

被称作“打零工皇帝”的陈久霖作为中航油在新加坡公司的总裁，他不仅一人独揽大权，而且逼不举荐集团公司派遣的财务经理，而是从新加坡当地雇用人兼任财务经理。这个财务经理只把持陈久霖一人，在中航油新加坡公司已面对3580万美元的石油期权潜在亏损时，还在财务报表中作出总资产为42.6亿元人民币，净资产为11亿元人民币，资产负债率为73％的盈利报表。如此极大的漏洞也没被中航油集团公司找到，就连新加坡当地的监督机构也没察觉到，居然还将其票选为2004年新加坡最不具透明度的。

　　这样的例子不胜枚举，严苛的内部掌控，具体的职责区分，对避免上述现象的再次发生有相当大的协助。职责区分要以致力于消除隐患、防止风险、规范经营、提高效率为宗旨和标志，创建全方位的职责区分体系、成立顺序连贯的多道职责掌控防线。

所谓全方位的职责区分是指职责区分必需渗透到企业的法人管理结构与的组织管理的各个层次、生产业务全过程、各个经营环节，覆盖面积企业所有的部门、岗位和员工。所谓顺序连贯的多道职责掌控防线，是所指对企业订购、生产、、、、费用的办理与管理必需由两个人、两个系统或两个职能部门联合接掌，如是单人单岗处置业务更加必须适当的先前监控申请；这种对一线岗位双人、双职、双责的制度需要独立国家对各岗位、各部门各项活动特别是在是财务活动全面实施监督、检查、调节。　　职责区分的主要目的是为了和及时发现在继续执行所分配的职责时产生的错误或舞弊不道德。

从掌控的观点看，如果某员工在遵守其职责的长时间过程中就有可能再次发生错误或舞弊，并且内部掌控又无法找到他的舞弊，那么就可以指出这些职责是不相容的。对于不相容职责必需实施职责区分，职位分工分成以下几个方面： 　　 　　一、交易的批准后、继续执行、记录以及确保、交给涉及的资产不应指派给有所不同的个人或部门 　　 　　例如，订购部门人员不应负责管理发给采购单，部门不应记录已接到的货物，仓库人员则不应负责管理该货物的交给工作。在记录此项订购交易之前，会计人员不应确认订购早已过许可，所采购的货物已实际接到。

会计学记录为具体存于仓库货物的代为责任获取了依据。　　又例如，投资业务在企业高层管理机构核准后，可由高层人员许可签批，由财务经理办理明确的股票或债券的交易业务，可由会计学部门负责管理展开会计学计录和财务处置，并由专人交给股票或债券，不得一人分开认识；对于任何证券的现金或放入，都要将证券名称、数量、价值及读取日期等详尽记录于证券登记簿内，并由所有到场的经手人员亲笔签名。这种合理的分工所构成的互相抵挡机制不利于防止或增加投资业务中再次发生错误或舞弊的可能性。

　　 　　二、交易继续执行的各个步骤不应指派给有所不同的个人或部门 　　 　　比如，某生产公司在继续执行一项销售交易时，不应将销售的许可、订货单的文档、货物的发运以及开账给顾客等工作为首给有所不同人员; 该公司在销售议定前，不会登录专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等明确事项与客户进行谈判，谈判人员最少理应两人以上，并与议定合约的人员相分离; 编成销售发票通知单的人员与出示销售发票的人员不应互相分离出来; 销售人员应该防止认识销售现款; 单位贴现票据的获得和票据必需经由交给票据以外的主管人员的书面批准后。这些都是对单位明确提出的有关的职责必要分离出来的基本拒绝，以保证不相容岗位互相分离出来、制约和监督。

销售人员一般来说有一种悲观地对待销货数量的大自然偏向，而不问它否将以巨额坏账损失为代价，赊销的第三者审核则在一定程度上可以诱导这种偏向。因此，赊销批准后职能与销货职能的分离出来，也是一种理想的控制措施。　　 　　三、会计工作的职责区分 　　 　　例如，主营业务收益账如果系由由记录贴现账款账之外的职员独立国家注册，并由另一位不负责管理账簿记录的职员定期调节总账和明细账，就包含了一项自动交互抵挡;规定负责管理主营业务收益和贴现账款记账的职员不得经手货币资金，也是避免舞弊的一项适当掌控。另外，在手工会计学系统，贴现账款的总账和顾客明细账不应由有所不同的人来记录，而记录现金和开支的人员不不应负责管理调节存款账户。

　　会计学业务的不相容岗位一般还包括： 　　1.掌管人员不得担任会计、会计学交给和收益、开支、费用、债权账目的注册工作。单位不得由一人办理货币资金业务的全过程，缴付凭单的批准后同支票发给相分离。　　2.记录现金和开支的人员不不应负责管理调节银行存款账户。

　　3.现金总账和现金日记账不应由有所不同人员来注册。　　4.银行总账和银行日记账不应由有所不同人员来注册。

　　5.贴现账款的总账和明细账不应由有所不同的人员来注册。　　6.应付账款的总账和明细账不应由有所不同的人员来注册。　　7.主营业务收益和贴现账款记账的职员不得经手货币资金。

　　8.财务专用章不应由专人交给，个人名章必需由本人或其许可人员交给。不准一人交给缴纳款项所需的全部印章。　　9.独立国家会计，即由另一个独立国家的人检验工作的正确性。

　　 　　四、信息系统部门内应展开职责区分 　　 　　在计算机信息系统部门内，以及该部门与用于部门之间不应展开必要的职责区分，比如，系统分析、程序设计、电脑操作和数据掌控不应被分离。且计算机信息系统部门不不应修正用于部门呈报的数据资料，并且在组织上不应独立国家于用于部门。　　我们在享用着化给企业的财务会计活动带给高效、便利和快捷的同时，还不应时时刻刻留意在电算化系统下有可能经常出现的各种舞弊现象的再次发生。

用于计算机展开数据处理的单位，都不应创建和完善数据处理内部控制系统，设置专门的安全性控制程序，如对账目或重要文件使用读取维护或编码时间瞄准，对被维护的数据资源的读取操作者展开详尽记录和追踪检测。　　小公司和大公司继续执行“职责区分”是有些差异的。小公司由于员工的人数较较少，实施职责区分往往比大公司艰难得多，但是在这些小公司里，业主一般来说积极参与经营活动，这样，业主可以通过兼任一些特定的工作来构建职责的合理区分。

也可以通过对员工工作展开森严的监督与审核，以填补其职责区分的严重不足。

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